>Automatische reminder workflow

>

Een tijdje geleden werd me gevraagd om een soort van uitleendienst op sharepoint te maken. Zoals steeds was het de bedoeling om zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaard tools (out-of-the-box).

Het was de bedoeling dat je een apparaat kan komen halen aan een balie. De medewerken registreert deze ontlening en 1 dag voor je uiterste ontleendatum krijg je een melding dat je het apparaat moet terugbrengen.

Ik heb hiervoor 2 lijsten aangemaakt:

  • een lijst met ontleenbare apparaten: bevat alle apparaten die je kan uitlenen (muis, laptop, …)
    image
  • een lijst met ontleningen: bevat alle ontleningen
    image

Ik heb ook 2 workflows aangemaakt:

  • een workflow om de reminder in te stellen
  • een workflow om, na ontlening, het apparaat terug beschikbaar te stellen.

Workflow reminder

De workflow reminder bestaat uit 3 eenvoudige stappen:

  1. Een apparaat aanduiden als uitgeleend.
    image
  2. De reminderdatum vastleggen
    image
  3. De reminder versturen
    image
    Hier controleren we of we de reminder reeds mogen versturen (deze workflow start bij de aanmaak van het item). Indien niet aan de voorwaarden wordt voldaan wordt er gewacht. Daarna wordt de e-mail verstuurd.

Workflow apparaat vrijgeven

Nadat je de status van de ontlening hebt aangepast wordt er een workflow gestart die het apparaat terug gaat vrijgeven:

image

image