>Bevestigingsmail via sharepoint designer

>

In een eerdere post had ik het over hoe je externe inschrijvingen kan opslaan in een sharepoint lijst (via de sharepoint webservices). Je kan dit nog uitbreiden via sharepoint designer zodat de personen die inschrijven een bevestigingsmail ontvangen na inschrijving. Je kan dit op onderstaande manier instellen:

  • Open Sharepoint Designer (SPD) en open de site waar je lijst staat (File > Open site > url intikken)
  • Nu moeten we een nieuwe workflow instellen die bij een nieuwe inschrijving een mail verstuurd naar de persoon die zich wenst in te schrijven. Dus wanneer een nieuw item in de lijst wordt aangemaakt moet er een mail worden verzonden naar het email adres dat men heeft opgegeven.
  • image
  • Maak een nieuwe workflow via File > New > Workflow.
  • Geef je workflow een naam en kies de lijst waarop de workflow moet draaien.
  • image
  • Een SPD workflow bestaat uit verschillende stappen. In ons geval hebben we maar 1 stap nodig. Geef de stap een naam en kies de “send email” actie uit de lijst.
  • image
  • Klik op “this message” (dit bericht) om de opties van de mail in te stellen.
  • In het veld To: vul je het adres van de ingeschrevene in. Je kan dit adres uit de lijst ophalen door te klikken op het boekje achteraan het tekstveld en “workflow lookup” te kiezen. Dan kan je het desbetreffende veld selecteren uit de lijst.
  • image
  • Vul vervolgens het onderwerp en de body van de tekst in.
  • In de body kan je ook velden uit je lijst gebruiken (voorbeeld de naam en voornaam van de gebruiker). Je doet dit via “Add Lookup to Body”.
  • Je kan hier HTML tag in opnemen maar mijn ervaring leert me dat het best werkt met gewone plain tekst mails.