Een verlofapplicatie zonder 1 regel code

Een uitdaging voor elke applicatieontwikkelaar: maak een applicatie waar personen een verlofaanvraag kunnen doen. Deze aanvraag moet worden goedgekeurd door hun verlofverantwoordelijke en hun saldo moet worden bijgehouden. Doe dit zonder 1 regel programmeercode te schrijven.

Dit is mogelijk met sharepoint in combinatie met sharepoint designer.

Wat hebben we hiervoor nodig?

• Een workflow schema, welk proces is er nodig om een aanvraag tot een goed einde te brengen?

• Een viertal sharepoint lijsten
  • Een “Verlofkalender” (gewone agenda lijst)
  • Een “Verlofnotificatie” aangepaste lijst
    • Titel (tekst)
    • Verlofaanvraag (opzoeken uit lijst “verlofkalender”)
    • Verantwoordelijke (opzoeken uit lijst “Verlofverantwoordelijken”)
    • Status (Keuze – Open/Gesloten)
    • VerlofaanvraagId (opzoeken uit lijst “Verlofkalender”)
  • Een “Verlofsaldo” aangepaste lijst
    • Saldo (numeriek)
    • Toegewezen aan (Persoon)
  • Een “Verlofverantwoordelijken” aangepaste lijst
    • Personeelslid (Persoon)
    • Verlofverantwoordelijke (Persoon)
    • Verwittigen (Persoon): eventueel iemand die moet worden verwittigd indien deze persoon verlof neemt, voor de administratie.

We passen ook de startpagina van de werkruimte aan met volgende webparts:

• Een overzicht van jouw verlof
  • filter op “Verlofkalender” van jouw goedgekeurd verlof.
• Een overzicht van je huidig saldo
  • filter op “Verlofsaldo” van jouw saldo.
• Een overzicht van jouw verlofverantwoordelijke
  • filter op “Verlofverantwoordelijke”
• Een overzicht van je nog niet goedgekeurde verlofaanvragen
  • filter op “Verlofkalender” van jouw niet goedgekeurde aanvragen.
• Een overzicht van jouw “taken”
  • filter op “Verlofnotificatie” van jouw notificaties (enkel voor verlofverantwoordelijken)
  • doelgroep opstellen

Zorg er ook voor dat volgende permissies zijn ingesteld op de verschillende lijsten:

• Verlofkalender
  • elke aanvrager moet kunnen bijdragen
  • elke verlofverantwoordelijke moet kunnen goedkeuren
• Verlofnotificatie
  • elke aanvrager moet kunnen bijdragen
• Verlofsaldo
  • elke aanvrager moet kunnen bijdragen
• Verlofverantwoordelijke
  • elke aanvrager moet kunnen lezen

Sharepoint designer

Om dit te laten werken hebben we 3 workflows nodig die we aanmaken in sharepoint designer:

• workflow “Goedkeuring starten”
  • wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofkalender”
  • wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst.
  • bevat volgende stappen:
    • Ophalen van het saldo en dit opslaan in een variabele.
    • Controleren of het saldo nog toereikend is
      • Indien niet dan een e-mail versturen naar de aanvrager
      • het item uit de lijst verwijderen
      • en de werkstroom stoppen
    • Ophalen van de verlofverantwoordelijke
    • Toevoegen van een notificatie in de lijst “Verlofnotificaties”
• workflow “Goedkeuring voltooien”
  • wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofkalender”
  • wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst
  • bevat volgende stappen:
    • Wachten op goedkeuring (of wachten tot de status van goedkeuring niet gelijk is aan in behandeling.
    • Verlofnotificatie voltooien, de status van het overeenstemmende item in de lijst “verlofnotificatie” op gesloten zetten.
    • Verlofsaldo ophalen
    • Indien de status gelijk is aan “goedgekeurd” dan wordt het verlofsaldo aangepast
    • E-mail versturen naar de aanvrager met de status van zijn aanvraag.
    • Indien de aanvraag afgekeurd is dan wordt de werkstroom gestopt
    • De (eventueel) te verwittigen persoon wordt opgezocht en krijgt een e-mail.
• workflow “Notificatie versturen”
  • wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofnotificaties”.
  • wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst.
  • Bevat volgende stappen:
    • E-mail versturen naar de verantwoordelijke met de melding dat hij/zij het verlof moet goedkeuren/afkeuren.