Een verlofapplicatie zonder 1 regel code

Een uitdaging voor elke applicatieontwikkelaar: maak een applicatie waar personen een verlofaanvraag kunnen doen. Deze aanvraag moet worden goedgekeurd door hun verlofverantwoordelijke en hun saldo moet worden bijgehouden. Doe dit zonder 1 regel programmeercode te schrijven.

Dit is mogelijk met sharepoint in combinatie met sharepoint designer.

Wat hebben we hiervoor nodig?

  • Een workflow schema, welk proces is er nodig om een aanvraag tot een goed einde te brengen?

VerlofApplicatieWorkflow[7]

 

  • Een viertal sharepoint lijsten
    • Een “Verlofkalender” (gewone agenda lijst)
    • Een “Verlofnotificatie” aangepaste lijst
      • Titel (tekst)
      • Verlofaanvraag (opzoeken uit lijst “verlofkalender”)
      • Verantwoordelijke (opzoeken uit lijst “Verlofverantwoordelijken”)
      • Status (Keuze – Open/Gesloten)
      • VerlofaanvraagId (opzoeken uit lijst “Verlofkalender”)
    • Een “Verlofsaldo” aangepaste lijst
      • Saldo (numeriek)
      • Toegewezen aan (Persoon)
    • Een “Verlofverantwoordelijken” aangepaste lijst
      • Personeelslid (Persoon)
      • Verlofverantwoordelijke (Persoon)
      • Verwittigen (Persoon): eventueel iemand die moet worden verwittigd indien deze persoon verlof neemt, voor de administratie.

We passen ook de startpagina van de werkruimte aan met volgende webparts:

  • Een overzicht van jouw verlof
    • filter op “Verlofkalender” van jouw goedgekeurd verlof.
  • Een overzicht van je huidig saldo
    • filter op “Verlofsaldo” van jouw saldo.
  • Een overzicht van jouw verlofverantwoordelijke
    • filter op “Verlofverantwoordelijke”
  • Een overzicht van je nog niet goedgekeurde verlofaanvragen
    • filter op “Verlofkalender” van jouw niet goedgekeurde aanvragen.
  • Een overzicht van jouw “taken”
    • filter op “Verlofnotificatie” van jouw notificaties (enkel voor verlofverantwoordelijken)
    • doelgroep opstellen

Zorg er ook voor dat volgende permissies zijn ingesteld op de verschillende lijsten:

  • Verlofkalender
    • elke aanvrager moet kunnen bijdragen
    • elke verlofverantwoordelijke moet kunnen goedkeuren
  • Verlofnotificatie
    • elke aanvrager moet kunnen bijdragen
  • Verlofsaldo
    • elke aanvrager moet kunnen bijdragen
  • Verlofverantwoordelijke
    • elke aanvrager moet kunnen lezen

Sharepoint designer

Om dit te laten werken hebben we 3 workflows nodig die we aanmaken in sharepoint designer:

  • workflow “Goedkeuring starten
    • wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofkalender”
    • wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst.
    • bevat volgende stappen:
      • Ophalen van het saldo en dit opslaan in een variabele.
      • Controleren of het saldo nog toereikend is
        • Indien niet dan een e-mail versturen naar de aanvrager
        • het item uit de lijst verwijderen
        • en de werkstroom stoppen
      • Ophalen van de verlofverantwoordelijke
      • Toevoegen van een notificatie in de lijst “Verlofnotificaties”
  • workflow “Goedkeuring voltooien
    • wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofkalender”
    • wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst
    • bevat volgende stappen:
      • Wachten op goedkeuring (of wachten tot de status van goedkeuring niet gelijk is aan in behandeling.
      • Verlofnotificatie voltooien, de status van het overeenstemmende item in de lijst “verlofnotificatie” op gesloten zetten.
      • Verlofsaldo ophalen
      • Indien de status gelijk is aan “goedgekeurd” dan wordt het verlofsaldo aangepast
      • E-mail versturen naar de aanvrager met de status van zijn aanvraag.
      • Indien de aanvraag afgekeurd is dan wordt de werkstroom gestopt
      • De (eventueel) te verwittigen persoon wordt opgezocht en krijgt een e-mail.
  • workflow “Notificatie versturen
    • wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofnotificaties”.
    • wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst.
    • Bevat volgende stappen:
      • E-mail versturen naar de verantwoordelijke met de melding dat hij/zij het verlof moet goedkeuren/afkeuren.