Een uitdaging voor elke applicatieontwikkelaar: maak een applicatie waar personen een verlofaanvraag kunnen doen. Deze aanvraag moet worden goedgekeurd door hun verlofverantwoordelijke en hun saldo moet worden bijgehouden. Doe dit zonder 1 regel programmeercode te schrijven.
Dit is mogelijk met sharepoint in combinatie met sharepoint designer.
Wat hebben we hiervoor nodig?
- Een workflow schema, welk proces is er nodig om een aanvraag tot een goed einde te brengen?
- Een viertal sharepoint lijsten
- Een “Verlofkalender” (gewone agenda lijst)
- Een “Verlofnotificatie” aangepaste lijst
- Titel (tekst)
- Verlofaanvraag (opzoeken uit lijst “verlofkalender”)
- Verantwoordelijke (opzoeken uit lijst “Verlofverantwoordelijken”)
- Status (Keuze – Open/Gesloten)
- VerlofaanvraagId (opzoeken uit lijst “Verlofkalender”)
- Een “Verlofsaldo” aangepaste lijst
- Saldo (numeriek)
- Toegewezen aan (Persoon)
- Een “Verlofverantwoordelijken” aangepaste lijst
- Personeelslid (Persoon)
- Verlofverantwoordelijke (Persoon)
- Verwittigen (Persoon): eventueel iemand die moet worden verwittigd indien deze persoon verlof neemt, voor de administratie.
We passen ook de startpagina van de werkruimte aan met volgende webparts:
- Een overzicht van jouw verlof
- filter op “Verlofkalender” van jouw goedgekeurd verlof.
- Een overzicht van je huidig saldo
- filter op “Verlofsaldo” van jouw saldo.
- Een overzicht van jouw verlofverantwoordelijke
- filter op “Verlofverantwoordelijke”
- Een overzicht van je nog niet goedgekeurde verlofaanvragen
- filter op “Verlofkalender” van jouw niet goedgekeurde aanvragen.
- Een overzicht van jouw “taken”
- filter op “Verlofnotificatie” van jouw notificaties (enkel voor verlofverantwoordelijken)
- doelgroep opstellen
Zorg er ook voor dat volgende permissies zijn ingesteld op de verschillende lijsten:
- Verlofkalender
- elke aanvrager moet kunnen bijdragen
- elke verlofverantwoordelijke moet kunnen goedkeuren
- Verlofnotificatie
- elke aanvrager moet kunnen bijdragen
- Verlofsaldo
- elke aanvrager moet kunnen bijdragen
- Verlofverantwoordelijke
- elke aanvrager moet kunnen lezen
Sharepoint designer
Om dit te laten werken hebben we 3 workflows nodig die we aanmaken in sharepoint designer:
- workflow “Goedkeuring starten”
- wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofkalender”
- wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst.
- bevat volgende stappen:
- Ophalen van het saldo en dit opslaan in een variabele.
- Controleren of het saldo nog toereikend is
- Indien niet dan een e-mail versturen naar de aanvrager
- het item uit de lijst verwijderen
- en de werkstroom stoppen
- Ophalen van de verlofverantwoordelijke
- Toevoegen van een notificatie in de lijst “Verlofnotificaties”
- workflow “Goedkeuring voltooien”
- wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofkalender”
- wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst
- bevat volgende stappen:
- Wachten op goedkeuring (of wachten tot de status van goedkeuring niet gelijk is aan in behandeling.
- Verlofnotificatie voltooien, de status van het overeenstemmende item in de lijst “verlofnotificatie” op gesloten zetten.
- Verlofsaldo ophalen
- Indien de status gelijk is aan “goedgekeurd” dan wordt het verlofsaldo aangepast
- E-mail versturen naar de aanvrager met de status van zijn aanvraag.
- Indien de aanvraag afgekeurd is dan wordt de werkstroom gestopt
- De (eventueel) te verwittigen persoon wordt opgezocht en krijgt een e-mail.
- workflow “Notificatie versturen”
- wordt toegevoegd aan de lijst “Verlofnotificaties”.
- wordt gestart bij de aanmaak van een nieuw item in de lijst.
- Bevat volgende stappen:
- E-mail versturen naar de verantwoordelijke met de melding dat hij/zij het verlof moet goedkeuren/afkeuren.
>Hallo Gene,
Ik ben heel erg geïnteresseerd in je verlofapplicatie. Echter vanaf het punt Workflow Goedkeuring starten – Ophalen van het saldo t/m de Workflow Goedkeuring voltooien kan ik het niet meer volgen. Hoe stel je letterlijk die workflows in (evt. met afbeeldingen)?
Bij voorbaat dank voor reactie.
>Kan je me uw emailadres bezorgen?
via: gene AT vangampelaere PUNT be