>Sharepoint metadata in Word documenten: Het LookUp veld

>

Wanneer je in sharepoint een documentbibliotheek maakt en je maakt een nieuw document in die bibliotheek dan wordt de metadata van die bibliotheek weergegeven in het word (of ander office) document.

111909_1133_Sharepointm1

Wanneer je echter kolommen van het type LookUp in je lijst hebt dan stoot je op een probleem. De waarde van het lookup veld wordt wel juist weergegeven in het keuzemenu maar als je dit veld wil weergeven in je document zie je enkel de Id staan en niet de Title zoals je zou verwachten.

111909_1133_Sharepointm2

Via onderstaande workaround kan je dit toch verwezenlijken:

In dit voorbeeld maken we een documentbibliohteek met verslagen van vergaderingen. Elke vergadering is aan een bepaald project gerelateerd.

  1. Maak een custom list met de naam projecten.111909_1133_Sharepointm3
  2. Maak een nieuw site content type voor de documentbibliotheek van de verslagen (site actions > site settings > site-contenttypes)111909_1133_Sharepointm4
  3. Het veld Project lookupis een link naar de projecten lijst die je eerder hebt aangemaakt. Projectnaam is een gewoon tekstveld waar we de waarde uit de lookuplijst gaan plaatsen.
  4. Bij de advanced settings kan je je word template uploaden.
  5. Nu moeten we nog het Document Information Panel aanpassen. We doen dit in Infopath.
    Klik op Document Information Panel Settings en dan op Create a new custom template.
  6. In Infopath gaan we instellen dat de waarde van het lookup veld moet worden weggeschreven in het tekstveld.111909_1133_Sharepointm5
  7. Dubbelklik op het tekstveld Projectnaam
  8. In het properties scherm klik je op de [Fx] knop om een functie toe te voegen.
  9. Klik op insert field or group, selecteer de gegevensbron van de projecten "list_GUID" en selecteer het Title veld.111909_1133_Sharepointm7
  10. Nu moeten we nog de gegevens filteren. Klik op "gegevens filteren" en zorg ervoor dat het Id veld uit de lijst gelijk is aan het id veld dat je geselecteerd hebt:111909_1133_Sharepointm8

    Selecteer "veld of groep selecteren" en kies het juiste veld uit de hoofdgegevensbron.
    111909_1133_Sharepointm9 111909_1133_Sharepointm10

  11. In de properties van het textveld stel je in dat het veld readonly is. Op die manier kan men het niet manueel aanpassen.
  12. Nu sla je het infopath formulier op en kan je het gaan publiseren. Kies hier voor de default instelling (As a Document Information Panel template for a SharePoint site content type or list content type)
  13. Nu koppel je je nieuw contenttype aan je bibliotheek via de instellingen van je bibliotheek (geavanceerde instellingen> beheer van contenttypes toestaan en het nieuwe contenttype toevoegen)
  14. Open een nieuw document en plaats de correcte velden in het document en sla dit op als template. Vervang de bestaande template van je content type door deze nieuwe template.

Op deze manier kan je uw lookup veld gebruik in je word document. Zorg er wel voor dat je het tekstveld gebruikt in je document en nieuw het lookup veld.