SharePoint Starter Series: document-id-service

SharePoint is een generiek applicatie framework die voor vele toepassingen kan gebruikt worden. Soms ontdek ook ik nog een paar ongekende features. Een van die zaken waarmee ik nog niet vertrouwd was was de document-id-service. Dit is een service die elk document in je site-collection een unieke Id (code) geeft. Aan de hand van deze unieke code kan je het document op een snelle manier overal terugvinden. Handig is het niet? Het kan bijvoorbeeld zijn dat een document die al maanden in je teamwerkruimte staat plots wordt verplaats naar een andere locatie. Zonder deze document-id zou het niet evident zijn om dit document terug te vinden. Door gebruik te maken van 1 webpart en de unieke code van het document vind je het in 1 klik terug.

Hoe werkt het?

De Document-ID-Service is een feature die je moet activeren op site-collection niveau:

Eenmaal de feature actief is zal deze ervoor zorgen dat elk document in je site collection een unieke code krijgt. Er wordt een timertaak ingesteld die aan al je bestaande documenten in je sitecollection een ID zal geven. Dit kan initieel wel een tijdje duren. Wanneer de service is ingeschakeld, wordt tevens automatisch een nieuwe kolom toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentenset. In de kolom Document-id wordt de id weergegeven die aan een item is toegewezen.

In bepaalde gevallen krijgt het document een andere document-id:

  • Wanneer je een document download en upload naar een andere locatie.
  • Wanneer je het document verplaatst naar een andere locatie via de actie “Verzenden naar…”.
  • Wanneer je de opdracht “Kopiëren” gebruikt.

Eenmaal je de document-id feature hebt ingeschakeld kan je deze ook gaan instellen:

Je kan ervoor kiezen om elke ID te laten starten met een bepaalde prefix. Voorbeeld de naam van je organisatie of divisie. Je kan deze instelling ook achteraf wijzigen en de ID opnieuw laten toewijzen.

Eenmaal de timerservice-job is afgelopen zal je zien dat elk document een nieuwe eigenschap “document-id” heeft gekregen. Je gebruikt nu best deze unieke ID om te communiceren over je document.

Een document terugvinden via de document-id

Een van de handigheden van het gebruik van een document-id is het feit dat je het document nu heel snel kan terugvinden. Je maakt hiervoor gebruik van de “Find by document ID” webpart.

Door het toevoegen van deze webpart op je homepage bijvoorbeeld kan elke gebruiker op een snelle manier een document terugvinden: