>Sharepoint workflow: goedkeuren

>

Eén van (de vele) projecten op het intranet is het plaatsen van vacatures. We proberen dit te implementeren door gebruik te maken van de standaard "bouwblokken" van sharepoint. De probleemstelling is de volgende:

Verschillende personen kunnen een vacature (document) plaatsen. Deze vacature documenten moeten worden nagekeken, aangevuld en goedgekeurd (of geweigerd) door de personeelsdienst. We gaan hiervoor gebruik maken van de "goedkeuring" workflow in combinatie met een sharepoint designer workflow.

Opzetten van de bibliotheek

Binnen de sharepoint werkruimte maken we een documentbibliotheek die de vacature bestanden moet bevatten. Deze bibliotheek kan een aantal specifieke kolommen hebben die de vacature specifiëren. Verder stellen we ook in dat de inhoud van ingediende items moet worden goedgekeurd (document bibliotheek > Instellingen > Instellingen voor versies).

Instellen van de workflow ter goedkeuring van de documenten

Via document bibliotheek > Instellingen > Werkstroominstellingen gaan we een werkstroom toevoegen. We kiezen voor "Goedkeuring". Dit retourneert een document voor goedkeuring. Goedkeurders kunnen het document goedkeuren of afwijzen, de goedkeuringstaak aan iemand anders toewijzen of wijzigingen in het document aanvragen.

We kiezen een naam voor de werkstroom ("Goedkeuren vacatures"), een takenlijst waar de goekeuringstaken worden opgeslagen en een lijst waar we de goedkeuringsgeschiedenis kunnen volgen. De goedkeuring laten we starten wanneer een item wordt gemaakt (niet bij een wijziging). De werkstroom kan eventueel ook manueel worden gestart.

De volgende stap in de wizard is de belangrijkste. Hier stel je in of de deelnemers (goedkeurders) de documenten tegelijk goedkeuren of in parallel. We kiezen om dit in parallel te doen. Op deze manier krijgt elke goedkeurder een taak in zijn inbox (outlook). We voorzien ook de mogelijkheid om de taak toe te wijzen aan een andere persoon of om wijzigingen te vragen aan de initiator van het document.

092809_1303_SharepointW1

In het veld van de goedkeurders geef je de namen in van de personen die moeten goedkeuren. Je kan hiervoor ook opteren om een sharepoint groep in te stellen evenals een melding te laten versturen (bvb. Naar het diensthoofd).

092809_1303_SharepointW2

Een van de laatste instellingen is het bepalen wanneer de werkstroom moet worden geannuleerd. We kiezen ervoor om deze te annuleren indien het document door één van de goedkeurders wordt afgekeurd.

Na het goedkeuren (of afkeuren) van het document wordt de goedkeuringsstatus van het document bijgewerkt.

092809_1303_SharepointW3

Sharepoint designer workflow

Nadat het document is goedgekeurd is het zichtbaar voor iedereen. De gebruikers die een melding of notificatie hebben ingesteld zullen op dit moment een bericht ontvangen. We willen er echter zeker van zijn dat alle gebruikers op de hoogte worden gehouden. We kunnen hiervoor ofwel iedereen inschrijven en een melding aanmaken maar dan bestaat het gevaar dat men zichzelf zal uitschrijven ofwel gaan we hiervoor de hulp inroepen van een extra workflow die we aanmaken in Sharepoint Designer.

092809_1303_SharepointW4

We maken een workflow aan op de documenten lijst en we stellen in om een mail te versturen naar iedereen indien een document wordt goedgekeurd (bij het wijzigen van een document). Op deze manier zijn we er zeker van dat alle gebruikers een mail zullen ontvangen.